2023 | Langkah berikutnya adalah menyelesaikan dan melengkapi administrasi yang diperlukan. Sebagai permulaan, aku mencari tahu melalui mesin pencari dengan kata kunci “Visa Student Italy” 🧐 Ternyata informasi yang tertera tidak banyak membantu; maka dari itu aku akan menuliskan bagian-bagian yang sudah kulaksanakan sebagai pedoman untuk kalian yang ingin melanjutkan studi di Italia 🇮🇹
Hal pertama yang kulakukan adalah membaca dengan cermat; INGAT kuncinya adalah membaca! Aku mengunjungi beberapa halaman situs untuk mengumpulkan informasi, antara lain: Ambasciata d’Italia Jakarta, European Commision, dan Ministero Degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale. Ketiga halaman situs bisa menjadi permulaan untuk mempersiapkan administrasi. Aku yakin, saat kalian membaca ketiga halaman situs ini–rasa tidak puas akan dialami. Kedua, akun instagram berikut akan membantu dalam perjalanan menuju Italia, yaitu: @italyinjakarta, @iicjakarta, dan @uni_italia_indonesia.
Disclaimer: Program Erasmus Mundus+ yang aku jalani–tidak mendapat beasiswa secara penuh; melainkan sebagian. Proses silang selimpat administrasi ini terjadi di Juli-September 2023.
Setelah mendapatkan pedoman dari Uni-Italia Indonesia, sesegera mungkin aku mempersiapkannya. INGAT, membaca dengan cermat adalah kuncinya. Targetku sebagai siswa (sebelum Visa) adalah mendapatkan DOV (Declaration of Value). DOV adalah dokumen informatif yang diminta oleh Pendidikan Tinggi Italia untuk memberikan izin masuk ke Universitas Italia; dokumen ini dikeluarkan oleh Kedutaan Italia yang berwenang sesuai dengan negara dimana gelar diterbitkan; dokumen ini menjelaskan kualifikasi pendidikan yang ditempuh dan durasi studi yang dilakukan.
Langkah pertama yang aku lakukan adalah melakukan legalisir salinan Ijazah dan Transkrip S1 dari Universitas. Bagiku, langkah ini sangatlah mudah karena di universitas asalku tersedia layanan permohonan legalisir secara daring. Aku mengisi formulir daring, membayar, dan akan mendapatkan e-mail pemberitahuan bahwa legalisir sudah dapat diambil–umumnya waktu yang diperlukan seminggu. Karena berasal dari universitas negeri, TIDAK memerlukan legalisir dari Kemenristekdikti.
Langkah kedua, legalisir salinan Ijazah dan Transkip dari Universitas [pada langkah pertama] verifikasi appostile ke Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham). Langkah inipun cukup mudah, kita dapat mengajukan permohonan layanan melalui daring, pada halaman berikut: Appostile. Perlu diketahui, Appostile adalah proses legalisasi dokumen resmi agar dapat diakui secara internasional. Aku mengajukan dua permohonan untuk Ijazah dan Transkrip S1 [satu dokumen satu permohonan]. Setelah mengisi Data Pemohon, Data Dokumen, aku juga diminta untuk mengisi Data Pejabat yang menandatangani legalisir Ijazah dan Transkrip S1. Pada bagian ini aku mengisi jabatan yang sudah terekam pada halaman situs yaitu “Vice Dean I”–ternyata hasil verifikasi yang aku dapatkan setelah 10 hari menunggu; satu dokumen ditolak satu dokumen disetujui. Tentu saja, hal ini aneh sekali–isian yang sama tetapi hasil verifikasi yang berbeda. Akupun mengirimkan e-mail ke pelayanan pelanggan, tetapi tidak ada tanggapan! Aku pun melakukan komplain melalui penggilan telepon; dan jawaban yang didapat aku harus melakukan permohonan ulang karena data pejabat tidak sesuai, aku juga menyampaikan status yang telah diterima; dan mereka berkata setiap dokumen memiliki verifikator yang berbeda [he he he, dikecoh sistem]. Kasusnya adalah pada isian form data yang tersedia adalah dalam Bahasa Inggris yaitu “Vice Dean I” dan yang tertera pada dokumenku dalam bahasa Indonesia “Wakil Dekan I” 🤔 Jenakanya, pada halaman situs tidak tersedia isian dalam Bahasa Indonesia [ha ha ha]. Alhasil aku harus melakukan permohonan tanda tangan spesimen baru! Mencetak surat yang tersedia dari Kemenkumham, datang ke universitas, dan menunggu seharian! Setelah lengkap, aku melakukan permohonan dokumen baru pada halaman situs, menunggu verifikasi disetujui setelah empat hari, melakukan pembayaran, dan mengambil Appostile di kantor Kemenkumham yang telah dipilih.
Langkah ketiga, mengontak Penerjemah bahasa Italia tersumpah yang disediakan oleh Uni-Italia Indonesia. Kita mengirimkan dokumen Ijazah dan Transkrip melalui e-mail. Langkah ini dapat dilakukan secara bersamaan dengan langkah kedua [untuk mempersingkat waktu]. Aku memberikan keterangan bahwa Appostille dalam proses pengajuan, setelah mendapatkan Appostile aku juga mengirimkan dokumen dalam bentuk soft-copy kepada penerjemah.
Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan untuk melakukan pengajuan DOV di Kedutaan Italia adalah:
- Ijazah S1 (Asli)
- Transkrip S1 (Asli)
- Legalisir Ijazah S1 (Salinan) + Sertifikat Appostile
- Legalisir Transkrip S1 (Salinan) + Sertifikat Appostile
- Dokumen Ijazah S1 dalam Terjemahan Bahasa Italia
- Dokumen Transkrip S1 dalam Terjemahan Bahasa Italia
- Salinan Paspor
- Salinan KTP
- Salinan Letter of Acceptance (LoA) yang dikeluarkan oleh Universitas Italia.
- Surat Permohonan DOV (*dapat mengunduh template surat yang telah disediakan Uni-Italia Indonesia)
Setelah sudah yakin kesepuluh dokumen ini lengkap, aku mengirimkan e-mail untuk mengajukan permohonan DOV dan meminta jadwal janji. Akupun berangkat ke Jakarta, untuk menyelesaikan silang selimpat administrasi ini. Hal yang mempermudah adalah Uni-Italia membuat Grup Whatsapp untuk memberikan informasi-informasi seputar Enrollment 2023/2024. Aku pun mendapat jadwal janji, saat Uni-Italia mengumumkan slot yang tersedia dan aku mengisi nama lengkapku di hari yang kuinginkan.
Langkah keempat, saat janji temu di Kedutaan Italia aku menyerahkan berkas-berkas yang sudah lengkap. Staff dari kedutaan Italia memeriksa dengan cermat dokumen-dokumen yang aku serahkan. Puji Tuhan, berkas diterima dan akan segera di proses! Perasaan lega pun aku rasakan! 😉
Langkah kelima, sembari menunggu langkah keempat selesai, aku mendapatkan persetujuan dari Kedutaan Italia untuk melakukan Physical Pre-Enrollment dan telah mendapatkan hari janji temu. Perlu diketahui sebelum melakukan langkah kelima, aku TELAH menyelesaikan online pre-enrollment pada halaman UniversItaly dengan dipandu oleh profesor dari universitas yang dituju. Untuk melakukan langkah ini, aku harus datang ke Kedutaan Italia [tidak bisa diwakilkan]. Pada langkah ini, aku akan mendapatkan Cetakan Autentica di Fotografia. Sebelum itu, adapun yang perlu aku lakukan:
- Mengisi Formulario Uni Italia (*dapat mengunduh template surat yang telah disediakan Uni-Italia Indonesia); kemudian dikirimkan ke e-mail Uni-Italia Indonesia.
- Melakukan pembayaran untuk proses pre-enrollment [karena program Erasmus Mundus+ mendapatkan beasiswa sebagian, aku tetap melakukan pembayaran].
Karena 10 dokumen pada langkah ketiga sudah berada di Kedutaan untuk DOV, dokumen-dokumen pelengkap yang aku bawa adalah:
- Cetakan ringkasan surat resmi dari pre-enrollment online Universitaly.
- Cetakan bukti pembayaran.
- Dua buah foto sesuai dengan ICAO Standard.
Setelah menerima Autentica di Fotografia, Langkah Ketujuh adalah mengajukan permohonan Visa dalam dua hari ke depan. Tentu saja, aku sudah mendapatkan jadwal temu untuk mengajukan permohonan ini. Mengingat DOV masih dalam proses, saat mengajukan visa aku memberikan keterangan bahwa DOV sedang dalam proses. Dokumen yang perlu aku persiapkan:
- Formulir Aplikasi Modulo D (Long Stay Visa) – (*dapat mengunduh template surat yang telah disediakan Uni-Italia Indonesia).
- Dua buah foto sesuai dengan ICAO Standard (35mm x 45 mm dengan latar belakang putih).
- Paspor yang sah (dengan masa berlaku minimum 1 tahun 3 bulan sebelum keberangkatan).
- Salinan biodata diri dari paspor.
- Salinan Letter of Acceptance (LoA) yang dikeluarkan oleh Universitas Italia.
- Salinan Autentica di Fotografia dan cetakan bukti pembayaran yang telah dilegalisir kedutaan.
- Cetakan bukti finansial [aku melakukan cetakan rekening koran tabunganku] dan Surat Sponsorship bertandatangan (*dapat mengunduh template surat yang telah disediakan Uni-Italia Indonesia). Untuk surat ini, yang bertanda tangan adalah diriku sendiri–sebagai penjamin utama.
- Cetakan bukti pemesanan penerbangan yang telah dikonfirmasi.
- Salinan Akta Lahir.
- Mempersiapkan uang tunai untuk pembayaran Visa.
Perlu diketahui, aku tidak memerlukan surat bukti akomodasi dan asuransi, karena pada LoA dari Universitas sudah tertulis dimana aku akan tinggal dan asuransi ditanggung oleh universitas. Mempersiapkan ini menguras tenaga dan waktu–aku sempat gugup karena tanggal keberangkatan tinggal menghitung hari. Aku menyelesaikan proses ini hingga jadinya Visa sekitar dua bulan. Setelah semuanya selesai, cerita berikutnya adalah bagaimana aku mempersiapkan keberangkatan! 😉
Photo by Kit (formerly ConvertKit) on Unsplash